Salarisadministratie opzetten: Begin met een duidelijke aanpak
Of je nu net personeel aanneemt, overstapt van andere software of voor klanten verwerkt — met de juiste strategie wordt salarisadministratie overzichtelijk en beheersbaar.
De Kracht van Eenvoud
Waarom de salarisadministratie vaak ingewikkeld lijkt — en hoe je het eenvoudig houdt
Een duidelijke strategie voorkomt ruis, bespaart tijd en maakt het opzetten van de salarisadministratie overzichtelijk voor salarisprofessionals én ondernemers.
Het opzetten van de salarisadministratie lijkt complex, maar in de basis draait om een duidelijke werkwijze. Veel ondernemers en salarisprofessionals verliezen het overzicht doordat software wordt overladen met functies, uitzonderingen en onnodige keuzes.
Bij SALAR Software is eenvoud een bewuste keuze. Door alleen te werken met wat écht nodig is, houd je grip op het proces en bespaar je kostbare tijd. Vanuit die gedachte is SalarFusion ontwikkeld: Software die het salarisproces helder maakt.
Wat heb je nodig?
Wat komt er kijken bij het opzetten van de salarisadministratie?
De salarisadministratie opzetten begint niet in de software, maar met een goede voorbereiding. Met een goede fundering voorkom je fouten en blijft het proces overzichtelijk.
KVK, pensioenaanmelding, belastingdienst.
1. Zorg dat je registratie bij instanties op orde is
Voor een correcte salarisadministratie moet een aantal zaken administratief goed zijn ingericht:
Aanmelden bij Kamer van Koophandel (KvK)
Veranderingen in het personeelsbestand moet je doorgegeven aan de KvK via een wijzigingsformulier.
Aansluiting loonheffingen bij de Belastingdienst
Als je voor het eerst een werknemer indienst neemt, moet je aangemeld worden bij de belastingdienst. Je moet daarvoor het formulier Aanmelding nieuwe werkgever naar de belastingdienst sturen. Na aanmelding ontvang je de sectorindeling en je WGA beschikking.
Eventuele pensioenfondsen
Val je in een CAO? Meld je dan bij het betreffende pensioenfonds. Je krijgt van hen een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee de pensioenaangifte ingediend wordt.
Bekijk de webinar
Salarisgegevens en loonafspraken
2. Verzamel alle benodigde gegevens van werkgever en werknemers
Dit vormt de basis voor de inrichting. Denk aan:
📄 Arbeidsovereenkomsten
💰 Loonafspraken
🆔 Persoons- en adresgegevens
🌴 Verlofregelingen
🚨 Saldo reserveringen en bijzondere afspraken
✅ Eventuele eerdere loonstroken of historisch verlofsaldo
👉 In SalarFusion wordt de meeste data al automatisch voor je ingevuld. Maak daarvoor gebruik van de loonaangifte XML-import.
Kies eenvoud
3. Kies de strategie voor jouw salarisadministratie
Veel processen worden complex omdat er te veel opties worden opengezet. Bij SALAR Software kies je juist voor de kracht van eenvoud. Dat zijn minder opties, en dat betekent:
- Minder denkwerk
- Minder kans op fouten
- Meer snelheid
Leg een goede fundering
4. Richt het salarispakket correct in
Zodra de basis compleet is, volgt de inrichting. In SalarFusion gaat dit snel, omdat je werkt binnen duidelijke kaders. Je bepaalt onder andere:
✅ Loontijdvak en aangiftetijdvak (maand, vierweken)
✅ Werknemer NAW gegevens
👉 Lees de geschreven handleiding: Salarisadministratie opzetten.
Wil je liever dat wij de administratie voor je inrichten?
Collectieve arbeidsovereenkomst
5. Controleer cao-regels en reserveringen
Voor veel ondernemers zijn dit de onderdelen waar twijfel ontstaat. Door dit direct goed te zetten creëer je rust voor de rest van het jaar.
- Vakantiegeld en vakantieuren
- Waren de werknemers vorig jaar ook bij je indienst? Controleer dan of er nog een tegoed saldo is. Dit gebruiken we als starttegoed.
- CAO-specifieke bijzonderheden:
- Moet je de werknemers een eindejaarsuitkering geven? Zijn de reiskosten verplicht? Sla daar de CAO op na.
- Overwerk en toeslagen structuren inrichten
- Schrijft de CAO voor tegen welk tarief je overwerk moet vergoeden? Stel je alle elementen in vóór dat je de eerste loonberekening doet.
Eerst een periode
6. Schaduwdraaien
Een korte controle voorkomt fouten later in het jaar. Denk aan:
✅ Testrun met mutaties
✅ Controle van looncomponenten
✅ Controleer loonheffingen, pensioenaansluitingen en percentages.
👉 Tip: Vergelijk de huidige loonstrook niet met de nieuwe loonstrook.
Vaak wordt dat gezien als schaduwdraaien. Maar ik dat geval kan het voorkomen dat je de 'fouten' uit de oude loonadministratie overneemt in het nieuwe salarispakket.
Bekijk dus altijd hoe het zou horen aan de hand van de belastingregels en de regels van het pensioenfonds, beter niet in vergelijk tot de 'oude' loonstrook.
AVG, NIS2 en beveiliging van data
7. Activeer de portalen voor werknemers en werkgevers
Een essentieel onderdeel, zeker in verband met NIS2 en beveiligde loonstroken.
Zorg voor een werknemersportaal en een werkgeversportaal voor je klant indien je de salarisadministratie voor derden verzorgd.
5 out of 5 stars
Het leveren van een goed salaris pakket, en daarnaast goede begeleiding en advies. SalarFusion wordt met regelmaat aangepast en verder ontwikkeld.
Kies je versie
Goed gereedschap is het halve werk.
De salarisadministratie opzetten met SalarFusion
De salarisadministratie is onvermijdelijk voor ieder bedrijf met personeel: Een noodzakelijke kwestie die nauwkeurig moet verlopen. Bij SALAR Software geloven we dat de manier waarop je dit aanpakt het verschil maakt. Je houding is dus belangrijker dan de opties van een salarispakket.
De salarisadministratie vereist dat je aan allerlei regelgeving moet voldoen. Vaak wordt het salarisproces onnodig complex gemaakt door software die overladen is met functies.
Bij SALAR Software werken we volgens de filosofie: De Kracht van Eenvoud. Onze software is gebouwd om alleen dat te bieden wat nodig is, zodat je kostbare tijd bespaart en alles overzichtelijk blijft.
5 out of 5 stars
Zeer tevreden over het pakket en de medewerkers.
De Kracht van Eenvoud bij SALAR Software
Focus op de kern
Bij SALAR Software kies je voor de De Kracht van Eenvoud – een strategie die onnodige functies elimineert. Daardoor blijft de salarisadministratie overzichtelijk. Pas nadat je besloten hebt om de loonadministratie doelgericht te benaderen komt SalarFusion pas écht tot leven. Zo besteed je minder tijd aan de salarisverwerking en ontstaat er meer ruimte voor de groei van je zaak.
- Effectief salarisbeheer:
- Bespaar tijd met een doelgerichte aanpak.
- Helder overzicht:
- Met onze strategie en bijbehorende software houd je de salarisadministratie helder en overzichtelijk.
- Ruimte voor groei:
- Minder tijd besteden aan de salarisverwerking betekent meer tijd voor de groei van je bedrijf.
Klaar voor de start? Af!
Regel de loonadministratie zelf met SalarFusion
De opstartfase kost vaak de meeste tijd omdat eerst alle gegevens in de salarissoftware moeten worden ingevoerd. Met de import mogelijkheden van SalarFusion is zelfs die klus zo geklaard.
Nadat je de laatste loonaangifte van je bedrijf in SalarFusion hebt geïmporteerd, zijn de werkgever- en werknemersgegevens direct ingesteld.
Met de video handleiding van SalarFusion controleer je de gegevens en vul je ze waar nodig aan.
5 out of 5 stars
Jullie service is echt heel goed. Als ik bel, word ik altijd heel vriendelijk, snel en professioneel geholpen. Mensen weten waarover ze het hebben.